OCTIM Wytwórnia Octu i Musztardy Sp. z o.o. w Olsztynku to certyfikowany producent wysokiej jakości octów, glazur balsamicznych, musztard, sosów musztardowych i ketchupów przygotowywanych z surowców naturalnych. Do procesu produkcji trafiają tylko najlepsze zbiory, które muszą spełniać szczegółowe wymagania jakościowe. Do rozmowy na temat systemowego podejścia do jakości zaprosiliśmy panią Ewelinę Dąbrowską, pełnomocnika ds. systemów zarządzania jakością w spółce.

Firma słynie z wysokojakościowych produktów tworzonych według tradycyjnych receptur, znanych na Warmii i Mazurach od lat. Jednocześnie są Państwo dostawcą do sieci handlowych, co wiąże się z przestrzeganiem określonych standardów. Jak udaje się godzić te kwestie (tradycji i nowoczesnych wymagań)?

EWELINA DĄBROWSKA | To prawda, jesteśmy firmą, która na rynku funkcjonuje ponad 50 lat. Nadrzędnym celem naszej firmy jest dostarczanie klientom produktów spełniających ich wymagania jakościowe, a jednocześnie wyprodukowanych według wieloletnich receptur. Na jakość stawiamy od zawsze, dlatego łatwo było nam sprostać oczekiwaniom sieci, które mają bardzo restrykcyjne obwarowania dotyczące stabilnego poziomu jakości i bezpieczeństwa żywności. Dodatkowo, tradycyjne receptury wiążą się z prostym składem, bez wszelkiego rodzaju „polepszaczy smaku”, a dziś konsumenci są bardzo świadomi i szukają właśnie takich produktów. Zwiększenie świadomości konsumentów na temat „czystej etykiety” przyczynia się do popularyzacji produktów wartościowych, naturalnych, o przejrzystym składzie. My właśnie takie produkty chcemy dostarczać.

W firmie funkcjonuje system jakości spełniający wymagania kilku standardów. Proszę powiedzieć jak udało się pogodzić te wymagania, czy standardy się wzajemnie uzupełniają? Czy któreś wymagania były trudne do spełnienia lub wymagały zmian technologicznych?

ED | Pracujemy zgodnie zasadami Dobrej Praktyki Produkcyjnej i Higienicznej (GMP/GHP), wdrożyliśmy system Analizy Zagrożeń i Krytycznego Punktu Kontrolnego (HACCP), dodatkowo w naszej firmie skutecznie i efektywnie funkcjonuje system oparty o wymagania standardów BRC oraz IFS. Przestrzegamy także zasad kreowania rozwoju z jak najmniejszym oddziaływaniem na zasoby przyrody. Zobowiązujemy się do spełnienia wymagań prawnych dotyczących bezpieczeństwa żywności i bezpieczeństwa naszych pracowników.

Standardy BRC oraz IFS określają i ujednolicają wymagania dla wszystkich producentów żywności, gwarantując bezpieczeństwo i jakość produktów, ich zgodność z wymaganiami prawnymi, legalność. Są bardzo podobne, wzajemnie się uzupełniają, m.in. wymagania dotyczące zaangażowania najwyższego kierownictwa, konieczność przeprowadzania audytów wewnętrznych, szkolenia, działania korygujące i zapobiegawcze, system identyfikowalności, higiena i utrzymanie czystości. Realizacja wymagań jednego standardu pozwala na jego dostosowanie do kolejnego. Różnice pomiędzy standardami dotyczą m.in. sposobu oceny spełnienia ich wymagań i czasu, który jest konieczny do usunięcia niezgodności stwierdzonych podczas audytów.

Proces wdrażania Systemu Zarządzania Jakością jest procesem praco- i czasochłonnym, nie można przeprowadzić go pobieżnie. Wymaga pewnego usystematyzowania. Myślę, że dość istotna, przy wdrażaniu systemów jakości, była kwestia uporządkowania i nadzoru nad dokumentacją i wszelkimi zapisami. Systemy jakości wymagają, aby dokumentacja była jasna, przejrzysta dla wszystkich pracowników, a jednocześnie kompletna, z zachowaniem pełnej identyfikowalności.

Ponadto, wymagania wdrożonych już systemów ulegają ciągłemu doskonaleniu i na bieżąco konieczne jest wprowadzanie zmian oraz aktualizacji. Wymaga to zaangażowania całego personelu, od pracowników produkcyjnych po najwyższe kierownictwo. Dlatego też niezbędne są szkolenia i spotkania, które pomogą przekonać współpracowników, aby czynnie uczestniczyli w zmianach i rozumieli istotę systemów zarządzania.

Na Państwa stronie internetowej można znaleźć informację, iż do procesu produkcji trafiają tylko najlepsze zbiory, które muszą spełniać szczegółowe wymagania jakościowe. Wyselekcjonowana gorczyca to podstawa przygotowania każdej unikalnej musztardy OCTIM, a ocet jabłkowy zawdzięcza swoje zdrowotne właściwości produkcji m. in. z polskich jabłek. Jak w praktyce wygląda u Państwa proces oceny dostawców?

ED | Dobrej jakości surowce są gwarancją pełnowartościowego produktu, dlatego korzystamy tylko ze sprawdzonych dostawców. Co roku nasi dostawcy poddawani są ocenie poprzez analizę jakości dotychczasowych dostaw, w której oceniane są m.in. terminowość, reklamacje, powtarzalność surowców. Dodatkowo, dostawcy wypełniają ankietę dotyczącą autooceny. W razie konieczności (np. zwiększona liczba reklamacji) przeprowadzamy audyty i wizyty kontrolne. W przypadku, gdy zaczynamy współpracę z nowym dostawcą obowiązuje jakościowa ocena partii próbnej dostarczanego surowca przez laboratorium i/ lub technologów oraz towarzyszącej dokumentacji (specyfikacje, atesty jakościowe, wyniki badań). Zatwierdzenie próbki surowców oraz wyniki wstępnej oceny dostawcy i analizy oferty upoważnia Dział Zakupów do wpisania nowego dostawcy do bazy kwalifikowanych dostawców. Istotnym czynnikiem przy wyborze przez nas dostawców jest posiadanie certyfikowanych systemów zarządzania akceptowanych przez GFSI (Global Food Safety Inititive) .

OCTIM zatrudnia ponad 100 pracowników, przez co jest jednym z największych pracodawców w regionie. W każdym zakładzie produkcyjnym istotny wpływ na końcowy produkt mają pracownicy produkcji. Jak wygląda kwestia ich szkoleń w kontekście kontroli jakości oraz bezpieczeństwa pracy na linii produkcyjnej?

ED | Podnoszenie kwalifikacji pracowników jest niezwykle istotne w naszej firmie, ponieważ podnosi jakość i efektywność wykonywanych zadań oraz minimalizuje popełnianie błędów, co może przełożyć się m.in. na zmniejszenie ilości reklamacji czy różnego rodzaju niezgodności. Ponadto dobrze wykwalifikowany pracownik jest bardziej samodzielny i wymaga mniejszej kontroli przełożonych.

W naszej firmie, na początku roku opracowywany jest roczny harmonogram szkoleń dla pracowników poszczególnych działów. Organizowane są zarówno szkolenia wewnętrzne (np. dotyczące CCP, alergenów, zabiegów mycia i dezynfekcji, obsługi maszyn) jak i zewnętrzne (np. dla Zespołu HACCP, szkolenia sensoryczne).

Każdy nowozatrudniony pracownik przechodzi szkolenie stanowiskowe, szkolenie BHP oraz szkolenie dotyczące funkcjonowania systemów zarządzania jakością- adekwatnie do wykonywanych prac. Taki program szkoleń pozwala na to, aby nowozatrudniony pracownik mógł zweryfikować swoje umiejętności nabyte w szkole, czy na studiach, a osoba pracująca długo na danym stanowisku nie wpadła w tzw. „rutynę”.

Ważne jest także to, aby informacje zostały przekazane jasno i klarownie, zrozumiale dla personelu, dlatego zawsze sprawdzamy wiedzę pracowników wyniesioną ze szkoleń poprzez rozmowę czy test weryfikujący.

W jaki sposób minimalizowane jest ryzyko wystąpienia nieplanowanych przestojów produkcji? Jakie są zależności między zadaniami służb utrzymania ruchu, a zadaniami osób odpowiedzialnych za jakość produkcji?

ED | Każdy nieplanowany przestój powoduje straty dla przedsiębiorstwa poprzez niezrealizowanie w terminie zaplanowanych prac, co w efekcie obniży wydajność produkcji. Przyczyny nieplanowanych przerw w zakładach produkcyjnych wynikają z wielu czynników. Do najczęstszych należą awarie maszyn, błędy pracowników, czy braki surowców i materiałów.

Sprawny park maszynowy ma szczególne znaczenie dla prawidłowej i efektywnej pracy nie tylko w pełni zautomatyzowanych przedsiębiorstwach, dodatkowo gwarantuje bezpieczeństwo pracowników. Aby zminimalizować przestoje związane z awariami, przeprowadzane są okresowe przeglądy i naprawy maszyn. Na początku roku opracowywany jest harmonogram wszelkich prac prewencyjnych, z uwzględnieniem wcześniejszych awarii. Jeśli jakakolwiek naprawa wymaga dłuższego czasu, w miarę możliwości pracownicy oddelegowywani są do innych prac.

Przestoje mogą być związane z błędami pracowników, dlatego przed przystąpieniem do pracy, tak jak wspominałam wcześniej - każdy nowozatrudniony pracownik przechodzi szkolenie stanowiskowe organizowane przez przełożonego, dodatkowo w ciągu roku odbywają się szkolenia przypominające. Natomiast o braku surowców i materiałów mogą decydować sytuacje losowe, na które nie mamy wpływu, ale także nieterminowe dostawy. Dlatego warto mieć kilku sprawdzonych dostawców, a wszelkie nieterminowe, czy niespełniające wymagania jakościowe dostawy analizować i brać pod uwagę przy dalszej współpracy.

Wbrew pozorom współpraca Działu Utrzymania Ruchu oraz Działu Jakości jest bardzo istotna. Głównym celem UR jest gwarancja płynnej realizacji zleceń produkcyjnych poprzez zapewnienie stabilnej pracy maszyn i urządzeń oraz gwarancję bezpieczeństwa zarówno pracowników, jak i wyrobów gotowych. Dział Utrzymania Ruchu odgrywa zatem jedną z kluczowych roli podczas codziennej produkcji wyrobów gotowych, spełniających określone wymagania jakościowe.

Ważne jest to, aby UR pracował zgodnie z opracowanymi procedurami. W przypadku awarii maszyn wymagających demontażu lub montażu urządzeń, czynności techniczne przeprowadzane są z wyłączonym procesem produkcyjnym lub po jego zakończeniu tak, aby nie zagrażać bezpieczeństwu wyrobów gotowych. Wszelkie prace konserwacyjne i naprawcze przeprowadzane są przy zachowaniu zasad higieny.

Wnoszone do Działu Produkcji materiały i narzędzia są pod ścisłym nadzorem. Po zakończeniu prac Dział Utrzymania Ruchu porządkuje stanowisko pracy oraz zgłasza przełożonemu wykonane zadanie.