BEM-Gespräch

Wenn der Mitarbeiter Interesse an der Durchführung eines BEM hat, wird mit ihm ein so genanntes BEM-Erstgespräch (manche nennen es auch unverbindliches Informationsgespräch oder Aufklärungsgespräch) geführt. Dieses Erstgespräch bildet den Grundstein für gegenseitiges Vertrauen. Neben der Aufklärung über BEM, die Freiwilligkeit und den Datenschutz, verschafft sich der BEM-Berater ein erstes Bild von der Situation. Er beantwortet offene Fragen, damit der Mitarbeiter über eine mögliche BEM-Teilnahme entscheiden kann.

Leistungseinschränkungen oder persönliche Belastungssituationen am Arbeitsplatz sind sensible Themen. Daher ist es wichtig, dass der Mitarbeiter alle Bedenken und Unsicherheiten vertrauensvoll in diesem Erstgespräch ansprechen kann.

Konkrete Vorgaben, wie ein BEM ablaufen muss, enthält das Gesetz nicht.

Das Bundesarbeitsgericht hat in verschiedensten Urteilen die Anforderungen des Gesetzgebers konkretisiert

• Regelkonformes Ersuchen des Arbeitgebers um Zustimmung zur Durchführung eines BEM mit Hinweisen auf die Ziele, den Zweck und die Freiwilligkeit sowie die möglichen Beteiligten
• Es muss verdeutlicht werden, dass es sich um ein ergebnisoffenes Verfahren handelt, in das auch der Arbeitnehmer selbst Vorschläge oder Anregungen einbringen kann, wie diese Ziele realisiert werden können
• Aufklärung über Umfang, Verarbeitung und Schutz der hierfür erhobenen und verwendeten personenbezogenen Daten, insbesondere der Gesundheitsdaten
• Bei der Prüfung, mit welchen Maßnahmen, Leistungen oder Hilfen, eine künftige Arbeitsunfähigkeit möglichst vermieden werden und das Arbeitsverhältnis erhalten bleiben könne, ist jeder denkbare Spielraum möglich und keine vernünftigerweise in Betracht kommenden, zielführende Möglichkeit sollen ausgeschlossen werden.
• ein BEM nicht lediglich bei lang andauernden Krankheiten geboten sei, sondern auch bei häufigen Kurzerkrankungen nicht ausgeschlossen oder von vornherein überflüssig erscheine, gleiches gilt für die Krankheitsursache.
• Gesetzliche Hilfen oder Leistungen der Rehabilitationsträger im Rahmen eines BEM dürfen nicht übersehen werden und es muss geprüft werden, ob solche Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben in Betracht kommen, wobei sodann die entsprechenden Stellen hinzuzuziehen sind.
• das Arbeitsverhältnis soll möglichst dauerhaft gesichert werden
• BEM-Berater verschafft sich ein erstes Bild über die Leistungseinschränkungen, Ressourcen sowie über die Vorstellungen und Wünsche des Beschäftigten

Zum Abschluss des BEM-Gesprächs kann der Mitarbeiter entscheiden, ob er das Verfahren weiter fortführen möchte. Es ist auch möglich, dass sich aus diesem Gespräch keine Notwendigkeit zur Durchführung eines BEM ergibt und das Verfahren kann an dieser Stelle beendet werden.

Dieser Gesprächsleitfaden zeigt den möglichen Ablauf eines BEM-Erstgesprächs:

Phase 1: Begrüßung aller Beteiligten

• Für das Kommen des Mitarbeiters bedanken und nach dem Befinden erkundigen
• Klärung, ob sich alle Gesprächsteilnehmer kennen
• Sicherlich ist auch ein wenig Zeit für „Small Talk“
• Informieren über Unternehmensneuigkeiten (vorausgesetzt es ist kein externer Teilnehmer anwesend)
• BEM-Gespräch als Hilfsangebot und Chance beschreiben

Phase 2: Aufklärung über die Ziele und über die Grundprinzipien des BEM

• Freiwilligkeit und Selbstbestimmung
• Aufklärung über Rechte, Datenschutz und Verschwiegenheit
• Aufklärung, dass bei einer Entscheidung gegen BEM diese nicht begründet werden muss und unmittelbar keine arbeitsrechtlichen Folgen zu befürchten sind
• Hinweis an Arbeitnehmer, dass mittelbar die Entscheidung schon Folgen haben kann, nämlich in einem Verfahren vor dem Arbeitsgericht – also ausschließlich im Falle einer krankheitsbedingten Kündigung des Arbeitsverhältnisses – er kann sich nicht darauf berufen, dass ein BEM nach § 167 Abs. 2 SGB IX nicht durchgeführt wurde oder eine leidensgerechte Anpassung des Arbeitsplatzes nicht versucht wurde.
• Aufklärung über Recht auf Beteiligung der Interessensvertretung bzw. bei Vorliegen einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung der Schwerbehindertenvertretung

Phase 3: „Kleine“ Situationsanalyse

• Klärung der Arbeits- und Gesundheitssituation
• Fragen nach funktionellen Einschränkungen und Möglichkeiten
• Erste Einstufung der evtl. notwendigen Maßnahmen nach dem TOP-Prinzip

Phase 4: Entscheidung zur Fortführung des BEM-Verfahrens und Abschluss des BEM-Erstgesprächs

• Zusammenfassung der besprochenen Aspekte
• Entscheidung des Mitarbeiters über die Zustimmung / Ablehnung zum BEM und Einholung einer Erklärung über die vollumfängliche Aufklärung sowie das schriftliche Festhalten über die getroffene Entscheidung für die BEM-Akte
• Vereinbarung eines Folgetermins bei der Fortführung des BEM-Verfahrens

Ergibt sich nach dem Erstgespräch Unterstützungsbedarf und entscheidet sich der Mitarbeiter für die Teilnahme am BEM, kümmert sich der BEM-Plus-Berater im Rahmen einer Situationsanalyse um eine solide Informationsbasis nach dem TOP-Prinzip.

• Dazu gehört bspw.:

• das Erfassen der technischen, räumlichen, organisatorischen Arbeitssituation, die Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kollegen
• die Selbsteinschätzung des Beschäftigten: zur Tätigkeit, den Arbeitsbedingungen und (möglichen) Auswirkungen auf die Gesundheit
• manchmal eine Untersuchung bei dem Betriebsarzt
• die Klärung, wie der Arbeitsplatz umgestaltet werden kann, um die Rückkehr an den Arbeitsplatz zu ermöglichen und erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen
• manchmal weitere Hilfen und Angebote, für die das private Umfeld mobilisiert werden kann.

Nach der Situationsanalyse plant der BEM-Plus Berater mit dem Mitarbeiter und dem BEM-Team die erforderlichen Umgestaltungsmaßnahmen. Nichts darf am Mitarbeiter vorbeigehen oder gegen deren Willen passieren. Der Mitarbeiter soll an der Planung teilhaben und sie beeinflussen können. Grundsätzlich gilt: Alle Beteiligten sollten hinter den Lösungen stehen und sie unterstützen, d.h. Maßnahmen sollten einvernehmlich getroffen werden.

Auch beim Umsetzen der Planung kommt es maßgeblich auf die Beteiligung des Mitarbeiters an. Seine Erfahrung am Arbeitsplatz und sein Expertenwissen in eigener Sache sind gefragt. Denn in der Regel wissen sie gut darüber Bescheid, was der Arbeitsfähigkeit und der Aufgabenbewältigung dient. Manchmal sind Maßnahmen erforderlich, die ungewöhnlich und neu sind, die zunächst vielleicht verunsichern. Dann gilt es, zu beraten und zu überzeugen. Alle Beteiligten sollten sich am Ziel orientieren, die Arbeitsfähigkeit zu sichern, niemanden zu überfordern, aber auch keine Chancen ungenutzt zu lassen.

Die Maßnahmen wurden umgesetzt. Wenn alle Beteiligten übereinstimmen, dass zur Überwindung der Arbeitsunfähigkeitszeiten alles Mögliche unternommen wurde, kann das BEM-Verfahren beendet werden

Als Partner entlasten wir Sie bei der betrieblichen Eingliederung Ihrer Mitarbeiter.
Profitieren Sie von der langjährigen Erfahrung unserer Berater mit verschiedenen Sozialversicherungsträgern und unserer engen Kooperation mit den Bereichen Arbeitsmedizin, Arbeitssicherheit und ABO-Psychologie.

Was unser BEM-Plus-Team für Sie übernehmen kann:

• Einladungsmanagement
• Unternehmensweite Durchführung des BEM-Verfahrens (Durchführung des Erstgesprächs und ggf. notwendiges Fallmanagement)
• Unterstützung bei der Erstellung einer Betriebsvereinbarung BEM
• Implementierungsworkshop auf Prozessebene
• Grundlagenschulungen BEM
• Erstellung von rechtskonformen Anschreiben
• Prozessanalyse des derzeitigen BEM-Verfahrens
• Aufbau eines BEM im Unternehmen als Managementsystem