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Prüfung von Managementsystemen

Prüfung von Managementsystemen

Prüfung von Managementsystemen: Prozesse verbessern

Bessere Produktqualität, effiziente Abläufe und mehr Kundenzufriedenheit: Moderne Managementsysteme helfen Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu optimieren und ihre Ziele planvoll und systematisch zu erreichen. Speziell ausgebildete Auditorinnen und Auditoren von TÜV Rheinland überprüfen und zertifizieren diese Systeme nach international anerkannten Normen wie ISO oder EN. Um bestimmten Branchen- oder Marktanforderungen gerecht zu werden, hat TÜV Rheinland darüber hinaus eigene Prüfstandards entwickelt – beispielsweise den „Ausgezeichneten Arbeitgeber“ oder die „Ausgezeichnete Gemeinschaftsgastronomie“ oder einen Standard für die Servicequalität in Unternehmen.

Vom Qualitätsmanagement (ISO 9001) über das Umweltmanagement (ISO 14001) und den Arbeits- und Gesundheitsschutz (ISO 45001) bis zum Informationssicherheitsmanagement (ISO 27001): Anerkannte Standards sollen in globalen Produktions- und Lieferketten eine gleichbleibende Sicherheit und Qualität gewährleisten. Ob ein System den Anforderungen entspricht, überprüft TÜV Rheinland in einem Audit. Nach erfolgreich abgeschlossener Prüfung erhalten Unternehmen ein drei Jahre gültiges Zertifikat, das die Normkonformität und Wirksamkeit ihres jeweils auditierten Managementsystems bescheinigt. Im Rahmen jährlicher Überwachungsaudits überprüfen die Auditoren von TÜV Rheinland, ob die Prozesse weiterhin normkonform ablaufen.

Die Auditoren wissen, wovon sie sprechen

TÜV Rheinland besitzt für diese Tätigkeit spezielle Zulassungen, sogenannte Akkreditierungen. In Deutschland ist dafür die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) in Berlin zuständig – eine wichtige Kontrollinstanz für die Unabhängigkeit und Kompetenz des Prüfdienstleisters. Die Auditorinnen und Auditoren selbst müssen hohe Anforderungen erfüllen, bevor sie bei TÜV Rheinland für die Prüfung von Managementsystemen zugelassen werden. Neben einer abgeschlossenen Berufsausbildung oder einem Hochschulstudium müssen sie mehrere Jahre Berufserfahrung aufweisen, vor allem auch in dem Bereich, in dem sie später eingesetzt werden. Zudem ist eine mehrtägige Auditorenausbildung mit 20 Audittagen als Trainee und einer abschließenden Bewertung durch einen erfahrenen Leitauditor gefordert.

Bei der Zertifizierung von Dienstleistungen und Prozessen nach eigenen Standards orientiert sich TÜV Rheinland an den vorhandenen ISO-Normen und anderen offiziellen Standards. Dabei sind die selbst entwickelten Standards stärker auf spezifische Branchen- oder Marktanforderungen ausgerichtet. So hat TÜV Rheinland beispielsweise aufgrund konkreter Anfragen aus der Hotelbranche einen eigenen Standard für Servicequalität entwickelt.

Zu den bedeutenden internationalen Standards, nach denen TÜV Rheinland prüft, gehören unter anderem:

  • ISO 9001 (Qualitätsmanagement)
  • ISO 14001/EMAS (Umweltmanagement)
  • ISO 50001 (Energiemanagement)
  • ISO 45001 (Arbeits- und Gesundheitsschutz)
  • ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement)
  • ISO 22301 (Business Continuity Management)
  • ISO 22000 (Lebensmittelsicherheit)

Derzeit hat TÜV Rheinland allein für die ISO 9001, ISO 14001 und ISO 50001 weltweit mehr als 33.000 Zertifikate vergeben.

Prüfungen von Managementsystemen

Im Folgenden erklären wir wichtige Fachbegriffe aus der Prüfung von Managementsystemen bei TÜV Rheinland.

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Akkreditierung

TÜV Rheinland hält spezielle Akkreditierungen für die Zertifizierung nach international anerkannten Normen. Eine Akkreditierung ist eine Anerkennung, um eine Tätigkeit ausüben zu dürfen. In Deutschland ist die Akkreditierung eine hoheitliche Aufgabe des Bundes und durch das Akkreditierungsstellengesetz geregelt. Verantwortlich ist hierfür die Deutsche Akkreditierungsstelle in Berlin (www.dakks.de). Die DAkkS ist die deutsche nationale Akkreditierungsstelle nach der europäischen Verordnung 765/2008 EG. Sie ist konkurrenzlos und eine wichtige Kontrollinstanz für die Unabhängigkeit und Kompetenz von TÜV Rheinland.

Audit und Zertifizierung von Managementsystemen

Ein Audit ist die Überprüfung eines Managementsystems. Der Ablauf von Audits ist immer vergleichbar und erfolgt in folgenden Schritten:

  • Voraudit (optional): Die Auditoren führen eine Vorbeurteilung durch. Sie stellen dabei fest, ob und welche Anforderungen der Norm in dem Unternehmen bereits umgesetzt sind.
  • Zertifizierungsaudit: Das so genannte Zertifizierungsverfahren verläuft in zwei Stufen. Dabei prüft das Audit-Team von TÜV Rheinland unter anderem, ob die Dokumentation des Managementsystems bereits den Anforderungen der Norm entspricht. In Stufe 2 prüfen die Auditoren die praktische Anwendung des Managementsystems und seine Wirksamkeit.
  • Zertifikatserteilung: Nach erfolgreichem Zertifizierungsverfahren erhält das Unternehmen das Zertifikat. Es bescheinigt die Normkonformität und Funktionsfähigkeit des Managementsystems. Darüber hinaus wird das Unternehmen in die Online-Zertifikatsdatenbank von TÜV Rheinland unter www.certipedia.com aufgenommen. Dort können sich Interessenten schnell und jederzeit einen Überblick über alle gültigen Zertifikate verschaffen.

Ausbildung von Auditoren

Die Auditoren von TÜV Rheinland selbst werden in ihrer Tätigkeit überwacht. Sie sind speziell für das Prüfen von Managementsystemen ausgebildet. Auditoren, die Managementsysteme gemäß international anerkannter Normen wie ISO 9001 prüfen, müssen folgende Anforderungen erfüllen:

  • abgeschlossene Berufsausbildung oder Hochschulstudium,
  • mindestens fünf Jahre Berufstätigkeit nach der Ausbildungsphase für jene, die kein Hochschulstudium absolviert haben / mindestens vier Jahre Berufstätigkeit für jene mit Hochschulabschluss,
  • die Auditoren arbeiten mindestens zwei Jahre von den vier bzw. fünf Jahren in dem Managementsystembereich, für den sie die Auditorenzulassung angestrebt haben,
  • die Auditoren absolvieren erfolgreich eine mehrtägige Auditorenausbildung und durchlaufen mindestens 20 Audittage als Trainee. Davon sind sie 11 Tage vor Ort beim Kunden tätig in mindestens 4 vollständigen Audits. Anschließend erfolgt eine schriftliche Bewertung durch einen erfahrenen Leitauditor, der ihn oder sie als qualifizierten Auditor bestätigt.

Re-Zertifizierung

Nach längstens drei Jahren erlischt das Zertifikat automatisch. Mit der Re-Zertifizierung vor Ablauf von drei Jahren setzen Unternehmen den kontinuierlichen Verbesserungsprozess dauerhaft fort und dokumentieren ihr Engagement gegenüber Partnern und Kunden.

Sozialstandards in der Industrie

Seit 2002 prüft TÜV Rheinland in verschiedenen Ländern weltweit Sozialstandards in der Produktion und Industrie. Ausgebildete Auditoren kontrollieren nach verschiedenen Standards und Verhaltenskodizes, für deren Überprüfung TÜV Rheinland zugelassen ist. Schwerpunktländer der Audits sind insbesondere Schwellenländer wie unter anderem Bangladesch, China, Indien sowie weitere südostasiatische Regionen. In den vergangenen Jahren wurden verstärkt auch Audits in der Türkei und in verschiedenen osteuropäischen Ländern durchgeführt.

Ziel der Audits ist es, grundlegende Sozialstandards in der globalen Lieferkette bei der Fertigung von Waren sicherzustellen und deren Einhaltung zu überwachen. Anerkannte Standards, nach denen TÜV Rheinland prüft, sind beispielsweise der Standard SA 8000 des Social Accountability Institute (USA), der Standard der Amfori Business Social Compliance Initiative (Amfori BSCI) sowie Sedex Members' Ethical Trade Audits (SMETA). In einzelnen Branchen sind zudem vergleichbare Standards etabliert, für deren Auditierung TÜV Rheinland ebenfalls zugelassen ist. Dazu zählen der Standard Worldwide Responsible Accredited Production (WRAP) in der Textilbranche oder der Standard der Pharmaceutical Supply Chain Initiative (PSCI) in der pharmazeutischen Industrie. Zulieferer der Elektro-Industrie prüft TÜV Rheinland nach dem Responsible Business Alliance Standard (RBA).

TÜV Rheinland ist eine der weltweit führenden Prüforganisationen in diesem Bereich und auditiert regelmäßig mehrere tausend Unternehmen. Wichtigstes Ziel dieser Audits ist es, dem auditierten Unternehmen eindeutig aufzuzeigen, wo Potenziale zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen liegen. Unternehmen sind insbesondere gefordert, soziale Aspekte und Kriterien hinsichtlich der Arbeitssicherheit und des Umweltschutzes zu erfüllen.

Standards von TÜV Rheinland

Neben der Überprüfung von Prozessen und Managementsystemen gemäß international anerkannter Standards auditiert und zertifiziert TÜV Rheinland auch Dienstleistungen und Prozesse in Unternehmen nach Standards, die TÜV Rheinland vollständig selbst oder in Kooperation mit Verbänden, Universitäten oder wissenschaftlichen Instituten entwickelt hat. Grundsätzlich ist die Entwicklung dieser Hausstandards von TÜV Rheinland immer sehr eng mit vorhandenen ISO-Normen und anerkannten Standards verbunden. Bei den etablierten ISO-Normen und Standards ist es zum Teil allerdings so, dass die Normenforderungen spezielle Branchenanforderungen außer Acht lassen.

TÜV Rheinland hat Know-how, das von offiziellen Normengremien genutzt wird. Daher ist TÜV Rheinland aufgrund seiner Erfahrung auch selbst in der Lage, Standards aufzubauen und diese als Prüf- und Zertifizierungsgrundlage einzusetzen, wo es der Verbesserung der Arbeit von Unternehmen dient. Die Entwicklung eines TÜV Rheinland-Hausstandards resultiert oftmals aus konkreten Markt- oder Branchenanforderungen. Diese branchen- oder themenspezifischen Standards basieren dann wiederum auf vorhandenen anerkannten Standards (ISO, EN oder DIN) und werden auf das Thema angepasst. Eine solche Vorgehensweise hat zur Folge, dass für alle Randbedingungen der Arbeit von TÜV Rheinland – also beispielsweise die Durchführung von Prüfungen und die Ausbildung der Auditoren – die akkreditierten Standards als Richtlinie dienen.

Für die meisten Zertifikate, die TÜV Rheinland ausstellt, gilt, dass sie nach spätestens drei Jahren erlöschen, so dass dann eine Re-Zertifizierung erforderlich ist. Alle ausgestellten Zertifikate sind unter www.certipedia.com im Internet abrufbar. TÜV Rheinland hat unter anderem folgende Standards entwickelt und führt Prüfverfahren auf Basis dieser Standards durch:

  • Geprüfte Servicequalität
  • Geprüfte Servicequalität Finance
  • Geprüfte Beratungsqualität Finance
  • Geprüfte Servicequalität – Sport
  • Ausgezeichneter Arbeitgeber
  • Kundenzufriedenheit

Überwachungsaudit

Im Rahmen jährlicher Überwachungsaudits überprüfen die Auditoren von TÜV Rheinland die Prozesse auf Aufrechterhaltung der Normkonformität.

Stand: April 2020