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E-Mail-Flut vor Ferienbeginn verhindern: Erreichbarkeit klar kommunizieren

06.07.2016Köln

Arbeitnehmer erhalten im Schnitt täglich 18 beruflich bedingte E-Mails, jeder Zehnte sogar 40 Nachrichten und mehr. Tendenz steigend. Vor den Sommerferien nimmt der digitale Briefverkehr besonders zu – die letzten Projekte wollen vor der Abreise noch abgeschlossen, Übergaben geregelt sein. Nach dem Urlaub wartet dann der übliche Bearbeitungsstau im vollen Posteingang. Dabei lässt sich die E-Mail-Flut vermeiden, wenn Führungskräfte und Mitarbeiter einfache E-Mail-Regeln befolgen. „Klare Kommunikationsrichtlinien ermöglichen ein strukturiertes und damit effizienteres Arbeiten“, betont Natalie Engst, Expertin für digitalen Arbeitsschutz bei TÜV Rheinland. Entsprechende Standards zertifiziert TÜV Rheinland im Modul „Digitaler Arbeitsschutz“ als Teil des Zertifikats „Ausgezeichneter Arbeitgeber“ .

Erst denken, dann senden

„Manchmal ist die beste E-Mail ist die, die man nicht verschickt“, sagt Natalie Engst. Anstatt E-Mails hin und her zu senden, ließe sich vieles schneller am Telefon oder im persönlichen Gespräch klären. Muss es eine E-Mail sein, sollte der Empfängerkreis so klein wie nötig gehalten werden. „Adressiert und in Kopie gesetzt werden sollten nur jene, für die eine Nachricht wirklich lesenswert ist“, rät die Expertin. Chats seien zwar praktisch für die schnelle Kommunikation, ständige Benachrichtigungen könnten Kollegen aber beim konzentrierten Arbeiten stören.

Filtern schafft Übersicht

Vor der Abreise empfiehlt es sich, eine Abwesenheitsnotiz im eigenen E-Mail-Konto einzurichten. Diese sollte neben der Dauer der Abwesenheit Kontaktsuchende mindestens darüber informieren, welche Kollegen als Vertretung anzusprechen sind. So läuft keine Nachricht ins Leere und das Postfach quillt nicht über. Wer den Überblick über seine E-Mails behalten möchte, sollte sich Funktionspostfächer anlegen. „Alle gängigen E-Mail-Programme können Nachrichten nach Absender, Domain und Stichworten filtern. Das macht die Bearbeitung großer E-Mail-Mengen leichter – und das nicht nur nach der Urlaubszeit“, sagt TÜV Rheinland-Expertin Natalie Engst.

Kontakt für Journalisten: Antje Golbach
+49 221 806-4465
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