current language
Netherlands beschikbaar in de volgende talen:
...of selecteer uw land

Inzet van audits op afstand – remote audits

Inmiddels hebben we sinds het begin van de pandemie ervaring opgedaan met het uitvoeren van remote audits, een noodzakelijke verandering van werkwijze ten gevolge van de huidige coronacrisis. Een aantal klanten hebben deze werkwijze al meegemaakt. Vele klanten nog niet.

Een remote audit is noodzakelijk om de geldigheid van uw certificaat te behouden, in het geval een normale audit niet (volledig) kan plaatsvinden. U heeft niet voor niets geïnvesteerd in certificatie. Van meerwaarde door jaarlijkse beoordeling tot noodzaak vanwege de eis van een opdrachtgever, alle gecertificeerde bedrijven en instellingen hebben hun eigen reden. De voorwaarde voor het in stand houden van uw certificatie is de jaarlijkse audit door een auditor ook het niet laten verlopen van de geldigheid van uw certificaat aan het einde van de drie jaar durende geldigheid. Zeker in het laatste geval liggen onnodige extra kosten op de loer, iets waar u niet op zit te wachten.

Gelukkig wordt er vanuit de accreditatiekant (veel certificaten vallen onder toezicht van een accrediterende instantie zoals de RvA of DAkkS) de mogelijkheid geboden ten minste één deel van de audit ‘remote’ uit te voeren. Dit betekent dat een deel van de audit op afstand plaatsvindt via een internetverbinding met behulp van een ‘tool’ zoals Skype, WebEx of MS Teams. Handig omdat er ‘live’ via beeld en geluid met directie en medewerkers van uw bedrijf kan worden gesproken. Ook is het op dat moment inzien van uw documenten en registraties geen enkel probleem. Wellicht is deze wijze van auditen even wennen voor de minder ervarene onder ons maar meestal wordt dit al vrij snel normaal.

Remote audit en volledigheid

Het is wel zo dat veel audits niet volledig op afstand kunnen worden uitgevoerd. Dit geldt zeker voor certificatie- en hercertificatieaudits, maar bijvoorbeeld ook voor alle VCA-audits en systeemaudits, zoals ISO 9001 in een productie-omgeving. Dit betekent dat in de meeste gevallen een deel van

de totale audittijd wordt gereserveerd om op een later moment, zodra de coronamaatregelen dat mogelijk maken, uit te voeren. Belangrijk uitgangspunt is dat uitstel van het zogenaamde ‘onsite’ deel plaatsvindt binnen maximaal zes maanden na afloop van de geldigheid van het certificaat. U kunt bij ons terecht met vragen over de voorwaarden.

Remote audit in de praktijk

Zeker binnen de periode van (RIVM-) regels rondom ‘afstand houden’ zal de remote-audit vaak een onderdeel van de audit uitmaken. Veertien dagen voor de geplande audit neemt de auditor contact met u op om na te gaan of de audit normaal onsite kan plaatsvinden of dat een deel op afstand dient plaats te vinden. Er zullen in geval van een onsite-audit (audit op uw bedrijfslocatie) afspraken gemaakt worden met betrekking tot het nemen van preventieve en beschermende maatregelen. In het geval van een remote audit maakt de auditor met u afspraken over welke softwaretool gebruikt kan worden. In het geval de auditor de organisator is ligt er wel een beperking in keuze van het te gebruiken instrument, met name vanuit beveiligingsoptiek. De auditor kan u daarover nader informeren. Ook zal de auditor met u bespreken op welke wijze de remote audit kan gaan plaatsvinden: hoe worden bijvoorbeeld interviews georganiseerd en op welke wijze kunnen documenten getoond worden.

Wij hebben er alle vertrouwen in om gezamenlijk in deze bijzondere tijd uw certificatie te continueren. Hebt u nog vragen over remote auditing neem dan contact op met uw auditor of neem contact met ons op via het informatieformulier.

Contact

Meer informatie over audits op afstand