SHARE
X

Certyfikacja ISO 9001

57.18 MB  

Co się zmieni w nowej wersji ISO 9001?

We wrześniu 2015 roku mają zakończyć się prace nad najnowszą wersją najpopularniejszej normy ISO 9001. Zmiany będą dotyczyć ponad miliona certyfikowanych organizacji. Ostatnia aktualizacja normy odbyła się w 2008 roku i o ile zmiany w poprzednim wydaniu były „kosmetyczne”, o tyle obecny projekt idzie dużo dalej.

Aktualizacja normy DIN EN ISO 9001:2015 – Zmiany i ich wpływ

Międzynarodowa norma dot. zarządzania jakością jest w trakcie aktualizacji od roku 2012. Nowa norma, która zastąpi bieżącą wersję z roku 2008 ma zostać opublikowana pod koniec 2015 roku. Zarządzanie jakością zgodnie z normą ISO 9001 jest kwestią istotną dla wielu firm na całym świecie, warto więc odpowiedzieć na pytania: jakie zmiany się szykują? Co muszą wziąć pod uwagę?

Jakie zmiany są na horyzoncie?

Wraz z aktualizacją, nie zmieni się zakres normy, ale można się spodziewać pewnych szczególnych, formalnych zmian. Zasadnicza zmiana wpłynie na strukturę normy ISO 9001. Ponadto, aktualizacja odbędzie się według tzw. „struktury wysokiego stopnia”. Ma to na celu doprowadzenie do identycznej definicji i struktury dla wszystkich systemów zarządzania, a także jednolitego stosowania podstawowych tekstów i terminów. Posiadanie jednolitej struktury jako podstawy certyfikacji dla systemów zarządzania poprawi rozumienie norm i sprawi, że certyfikacja łączona będzie bardziej wydajna.

Nowa wersja normy ISO 9001 będzie bardziej ukierunkowana na klienta i „zainteresowane strony”. Obecnie firmy często znajdują się w złożonym i dynamicznym środowisku, które stawia nowe wyzwania. Zmiana ta jest również brana pod uwagę w normie ISO 9001:2015, gdzie takie tematy jak: zarządzanie ryzykiem, zarządzenie zmianami oraz zarządzanie wiedzą odgrywają istotną rolę. Na podstawie normy ISO/DIS 9001 opublikowanej w maju 2014, podejście zorientowane na proces zostaje utrzymane w ramach normy i obejmuje „myślenie oparte na ryzyku”. Ponadto, zostanie wydany przewodnik do normy ISO 9001:2015, który został ogłoszony jako ISO/NP TS 9002 w roku 2015 wraz z normą ISO 9001.

Cele nowej normy ISO 9001:2015

  • Zapewnienie wymagań, które będą dostosowane do wymagań rynku i aktualne przez najbliższe dziesięć lat.
  • Bycie odpowiednio ogólną, ale nadal istotną dla wszystkich typów i wielkości organizacji, niezależnie od ich branży czy sektora.
  • Utrzymanie obecnego nacisku na efektywne zarządzanie procesami w celu osiągnięcia pożądanych rezultatów.
  • Uwzględnienie zmian w praktykach ZJ oraz w technologii, które nastąpiły od ostatniej znaczącej aktualizacji w roku 2000.
  • Odzwierciedlenie zmian w coraz bardziej złożonym i dynamicznym środowisku pracy, w którym działają organizacje.
  • Zastosowanie jednolitej struktury, podstawowych tekstów i definicji (struktury wysokiego poziomu) określonych w załączniku SL dyrektyw ISO w celu zapewnienia zgodności i dostosowania się do innych systemów zarządzania ISO (np. ISO 14001).
  • Uproszczenie skutecznego wdrażania w organizacjach i skutecznych opinii dot. zgodności.
  • Stosowanie prostych sformułowań w celu zapewnienia wzajemnego zrozumienia i spójnej interpretacji wymagań.

Projekt i okres przejściowy

Pierwszy, oficjalny projekt normy ISO/DIS 9001:2015 został opublikowany w połowie maja 2014, natomiast ostatecznej wersji projektu normy oczekuje się pod koniec roku 2014. Zgodnie z publikacją na stronie internetowej ISO, okres przejściowy powinien trwać trzy lata. Oznacza to, że dla większości certyfikowanych firm, przejście może być planowane na czas audytu recertyfikacyjnego.

Nowa struktura normy ISO 9001

Przykłady wymogów (w oparciu o projekt ISO/DIS 9001 opublikowany w maju 2014)ƒ

  • Podejście zorientowane na proces: Wyraźnie wymagane jest nazewnictwo elementów wejściowych, wyjściowych oraz właścicieli procesu. (Pkt. 4.4.)
  • Podręcznik: Brak formalnego wymogu dotyczącego księgi jakości, pozostają wymogi dotyczące treści. (Pkt. 4.4 i 7.5
  • Przedstawiciele ds. zarządzania jakością: Istnieją wymogi funkcjonalne, ale nie w odniesieniu do ich pozycji w firmie. Wymóg dot. przedstawiciela najwyższego kierownictwa” nie istnieje. (Pkt. 5.3)
  • Realizacja celów jakościowych: Podczas planowania realizacji celów jakościowych, organizacja musi określić, kto będzie odpowiedzialny, gdy procedury zostaną zakończone, a także, jak będą oceniane wyniki. (Rozdz. 6.2)
  • Radzenie sobie z zagrożeniami: Organizacje muszą dokonać identyfikacji zagrożeń, które mogą mieć wpływ na realizację celów dot. produktu i procesu. Firma musi zaplanować środki mające na celu zapobieganie tym zagrożeniom i ocenę ich skuteczności. (Rozdz. 6.1)
  • Komunikacja: Organizacja musi określić w jakich kwestiach, kiedy, z kim i jak należy się z nią komunikować. Powinna też określić jakie informacje w systemie zarządzania jakością powinny być udokumentowane.(Rozdz. 7.4)
  • Rozwój: Jeżeli szczegółowe wymagania dla dalszej produkcji lub świadczenia usług nie zostaną odpowiednio zdefiniowane przez klientów i strony zainteresowane, to organizacja ustanawia proces rozwoju. (Rozdz. 8.3.1)
  • Outsourcing: „Towary dostarczane z zewnątrz” są obecnie traktowane tak samo jak „usługi świadczone z zewnątrz”. (Rozdz. 8.4)

Co mogą zrobić certyfikowane firmy w ramach przygotowań do normy ISO 9001:2015?

Firmy, które chcą się przygotować na nową wersję normy ISO 9001, mogą:

  • Wykorzystać normę jako podstawę listy kontrolnej i sprawdzić, co należy zrobić, aby spełnić wymogi tej normy.
  • Opracować plan wdrażania.
  • Zapewnić odpowiednie szkolenia i świadomość wśród wszystkich podmiotów mających wpływ na wyniki firmy.
  • Niezwłocznie poinformować uczestników procesu zarządzania jakością o aktualizacji normy ISO 9001 oraz zmianach z niej wynikających i ich skutkach.
  • Zaktualizować swój obecny system zarządzania jakością w celu spełnienia dodatkowych lub zmodyfikowanych wymogów.

Najczęściej zadawane pytania – Aktualizacja normy ISO 9001

  • Dlaczego w nowej wersji nie wspomniano o Pełnomocniku Zarządu?
    • System Zarządzania Jakością jest narzędziem wykorzystywanym przez kierownictwo najwyższego szczebla do wdrażania koncepcji i pomysłów. Jest to narzędzie służące do zarządzania, przez co odpowiedzialność za jego wykorzystanie spoczywa na zarządzie. Nowa wersja normy ISO 9001, w większym stopniu niż wcześniejsze wersje, podkreśla właśnie takie podejście. Jednakże, zadania i działania Pełnomocników Zarządu nadal istnieją i muszą być spełniane. W związku z tym, organy odpowiedzialne za zarządzanie jakością nadal mogą otrzymywać zadania, aby projekt „zarządzania jakością” mógł być promowany i doskonalony w firmie.

  • Czy księga jakości rzeczywiście znika w nowej wersji?
    • Wiele firm, które korzystają z systemu ZJ zgodnie z normą ISO 9001, już zaprezentowało swoją księgę jakości w formie elektronicznej, w postaci różnych dokumentów. Mogą one utrzymać ten sposób pod warunkiem, że zostało to w tej formie odpowiednio i właściwie udokumentowane. W przypadku firm, które dopiero zaczynają pracę z nową wersją, zaleca się postępowanie zgodnie z nową wersją. Innymi słowy, księga jakości nie jest wymagany, ale jego treść już tak. Firma według własnego uznania decyduje, czy polityka jakości, zakres systemu, informacje o procesach zostaną określone w księdze jakości, czy w jakiejś innej formie.

  • Jaki harmonogram obowiązuje firmy, które mają ważny certyfikat, ale chciałyby być certyfikowane zgodnie z nową wersją?
    • Po publikacji nowej normy ISO 9001:2015, która jest spodziewana we wrześniu 2015, firmy będą miały okres przejściowy trzech lat, aby dokonać audytu i uzyskać certyfikację zgodnie z nową wersją. Po tym okresie, wszystkie certyfikaty według starej wersji utracą ważność.

  • Co mogą obecnie zrobić firmy, które są certyfikowane zgodnie z normą ISO 9001:2008?
    • Mogą wskazać różnice w nowej wersji normy ISO 9001:2015, na przykład w formie analizy rozbieżności. Na tej podstawie można opracować plan wdrażania, aby dokonać stopniowej zmiany systemu zgodnie z wymaganiami nowej normy. Ważne jest również, aby zapewnić odpowiednie szkolenia i podnoszenie świadomości wśród wszystkich stron, które mają wpływ na efekty działalności organizacji.

  • Pokaż wszystkie odpowiedzi

Zarządzanie ryzykiem w aktualizacji normy ISO 9001

  • Co należy rozumieć pod pojęciem ryzyka i zarządzania ryzykiem w normie ISO 9001:2015?
    • Norma definiuje „ryzyko” jako rezultat niepewności dot. spodziewanego wyniku. Zasadniczo, nowa wersja apeluje o większą świadomość ryzyka. Firmy powinny identyfikować i oceniać potencjalne ryzyko. Po zidentyfikowaniu, ocenie i hierarchizacji ryzyka przez firmę, może ona na przykład zdecydować o przyjęciu ryzyka, unikaniu go lub opracowaniu odpowiednich środków w celu zminimalizowania jego wpływu.

  • Czy norma określa w jaki sposób i przy użyciu jakiej metody przedsiębiorstwa powinny postępować w zakresie oceny ryzyka?
    • Nie, norma nie określa, jakie metody mogą być stosowane do analizy i oceny ryzyka. Firmy mogą swobodnie wybrać odpowiednią metodę.

  • Nie, norma nie określa, jakie metody mogą być stosowane do analizy i oceny ryzyka. Firmy mogą swobodnie wybrać odpowiednią metodę.
    • Jedną z metod zarządzania ryzykiem jest FMEA (analiza przyczyn i skutków wad). W oparciu o tę metodę, procesy mogą być analizowane i oceniane w odniesieniu do możliwych zagrożeń. W przypadku dostawy produkcji/usług oraz związanych z nimi procesów, metody są często już w użyciu w firmach, jak np. HACCP w przemyśle spożywczym. W przypadku wszelkich innych procesów, jak np. procesy zarządzania, metoda FMEA zapewnia odpowiednie możliwości. Jednakże można wyobrazić sobie inne jakościowe lub ilościowe metody zarządzania ryzykiem.

  • Czy można stosować mapę procesów (Turtle diagram) do prezentowania ryzyka?
    • Ponieważ norma nie określa formy prezentacji, możliwe jest użycie także mapy procesów. Jest to odpowiedni sposób przedstawiania i analizy procesów. Ewentualne czynniki ryzyka mogą być ustalane na tej podstawie.

  • Czy istnieje określona liczba zagrożeń, których listę musi sporządzić firma?
    • Nie. Zagrożenia, jakie mogą wystąpić są nieograniczone, ale firmy powinny zadać sobie pytanie, jakie zagrożenia są prawdopodobne i poważne. Celem normy ISO 9001 jest podniesienie świadomości firm dot. zagrożeń, ich ocena i określenie ich priorytetu, a także opracowanie odpowiedniej polityki. Na przykład, niedobory wody w Niemczech w porównaniu z niektórymi regionami Europy Południowej nie odgrywają znaczącej roli. W niektórych obszarach Europy Południowej ryzyko jest znacznie wyższe i firmy, których procesy produkcji są zależne od wody, muszą rozważyć ryzyko suszy, a także podjąć decyzje dot. możliwych środków zapobiegawczych, np. przedprodukcja, budowa zbiornika wodnego itp.

  • Co oznacza rozważanie zarządzania ryzykiem w odniesieniu do jakości?
    • Firmy na mapie procesów przedstawiają średnio od 15 do 25 procesów. Norma nie określa, jak duże ryzyko musi wymienić firma dla danego procesu lub w sumie. Audytor, który dokonuje oceny tych procesów pod kątem zarządzania ryzykiem może zadać następujące pytania: Gdzie występują zagrożenia w danym procesie? Czy należy stwierdzić zidentyfikowane dla mnie zagrożenia? Na jakiej podstawie zostały zidentyfikowane te zagrożenia? Jak oceniają Państwo prawdopodobieństwo wystąpienia tych zagrożeń? Jak radzą sobie Państwo z tym ryzykiem? Jeżeli odpowiedzi są wiarygodne i są weryfikowane z odpowiednimi dokumentami, wymagania normy zostały spełnione.

  • Pokaż wszystkie odpowiedzi