Prozessoptimierung

Optimierung und Verschlankung eines QM-Systems mittels Prozessverbesserung

Die Ausgangslage

Ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen (ca. 100 MA) erkennt nach der Umstellung des QM-Systems auf die DIN EN ISO 9001:2000, dass die Prozesse und Verfahren immer noch zu komplex und intransparent sind. Denn die Fehlerraten sind zu hoch, die Bearbeitungszeiten beim Kunden zu lang, die Mitarbeiter zu wenig motiviert und informiert.

Unser Vorgehen

  • Vorbereitende Interviews mit den Führungskräften und Konzeption des Verbesserungsprojektes
  • Schulung der Führungskräfte zu den Grundsätzen des Qualitätsmanagements und zum Prozessmanagement
  • Konzeption einer schlanken Prozessstruktur als Basis für ein funktionierendes Qualitätsmanagement, Abstimmung des Konzeptes
  • Begleitung der Mitarbeiter bei der Ausarbeitung und Optimierung der Prozesse
  • Begleitung bei der Erstellung eines schlanken Managementhandbuches
  • Integration weiterer Themen wie Unternehmensführung, Umwelt- und Arbeitsschutz
  • Schulung aller Mitarbeiter in der Anwendung und kontinuierlichen Verbesserung
  • Nachbetreuung

Das Ergebnis

  • Qualitätsmanagement wird als Teil der Führungsaufgabe erkannt und im
    Unternehmen praktiziert.
  • Die komplexe, seit 6 Jahren gewachsene Dokumentation wird auf ein praktikables Ausmaß reduziert (Handbuch jetzt 20 statt zuvor 120 Seiten). Notwendige Prozesse und Verfahren sind in Fließbildern visualisiert.
  • Die vorhandenen Führungsinstrumente wurden weiterentwickelt und in die QM-Dokumentation integriert (z.B. Balanced Scorecard, Zielvereinbarungen, Personalentwicklungsprogramme).
  • Die intranetbasierte Dokumentation bietet Aktualität und Transparenz, Zugriffsmöglichkeit für alle Mitarbeiter, schnelles Auffinden verknüpfter Dokumente und die Erweiterungsmöglichkeit mit weiteren Anforderungen.
  • Die Fehlerrate in den internen Abläufen (mit Auswirkung auf die Kunden) wurde verringert, die Bearbeitungszeit für Kundenaufträge um 10 bis 20 % reduziert. Ein Folgeprojekt zur weiteren Optimierung soll initiiert werden.
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